Obsah návodu
V hlavním menu zvolíme "Účetnictví/Daňová evidence/Výstupní sestavy/Celkový přehled". Zobrazené okno nabízí podmínky výpočtu . Zadáme proto datum, do kterého se načtou informace od počátku účetního období. Dále je možné eliminovat data pouze za určité středisko, zakázku a činnost. Pokud vyžadujeme souhrnné informace, tyto poslední tři údaje ponecháme nevyplněné. Zvolíme "Zobrazit" a potvrdíme volbu "Náhled", jakmile se objeví okno pro „nastavení tisku“. Celkový přehled nás informuje o celkovém součtu zdanitelných příjmů a odečitatelných výdajů k zvolenému datu. Také zde nalezneme informace o stavu finančních účtů, tedy o stavu všech pokladen a bankovních účtů. Výstupní sestava v podobě celkového přehledu je tedy jedním z nejrychlejších způsobů, jak získat hodnotu výsledku ke zdanění. Nyní si sestavu můžeme kliknutím na tiskárničku vytisknout nebo jednoduše okno zavřeme.
Další výstupní sestavou daňové evidence je sumarizace kódů, která nás podrobně informuje o součtech za jednotlivé kódy, popř. jejich analytiky a také o součtech příjmů v hotovosti, výdajů v hotovosti, příjmů na banku…atd., tedy již bez rozlišení na daňové a nedaňové výdaje.
Po vstupu do této části programu cestou "Účetnictví/ Daňová evidence/ Výstupní sestavy/Sumarizace kódů" se zobrazí tabulka pro podmínky výpočtu. Nyní se tedy rozhodneme, za jaké období budeme sumarizovat, zda použijeme podrobnější rozdělení nejen na kódy, ale na jejich analytiky nebo naopak upravíme sestavu do stručnější podoby pro zobrazení pouhých skupin. Také je možné potlačit nulové položky. Následně zadáme "Výpočet", sestavu si prohlédneme a případně zadáme "Tisk".
Tuto důležitou výstupní sestavu daňové evidence nalezneme v programu pod dvěma nabídkami. První pod volbami "Účetnictví/Daňová evidence/Peněžní deník" slouží pro naši informaci, pro různé vyhledávání nebo přetřídění pomocí filtru, opravy v podobě slučování a rozkontace řádků. Druhá sestava, kterou vyvoláme cestou "Účetnictví/Daňová evidence/Výstupní sestavy/Peněžní deník" slouží výhradně pro tisk sestavy. Tlačítko "Tisk", které se nachází u první sestavy umožňuje mimo jiné propojit se také právě na tento tisk peněžního deníku.
Okno se zobrazenými zápisy peněžního deníku, jak již bylo zmiňováno u první volby neumožňuje doklady v této pozici přidávat. Veškeré účetní zápisy mají již svůj vlastní prvotní doklad a pokud potřebujeme změnit celkovou hodnotu za doklad, opravu musíme bezpodmínečně provést přímo na prvotním dokladu.
"Opravit", "Rozúčtovat" a "Sloučit", to jsou funkce, které nám umožní provést editaci zápisů za podmínky, že celková hodnota všech účetních zápisů bude dohromady odpovídat celkové ceně prvotního dokladu.
<aside> <img src="/icons/computer_blue.svg" alt="/icons/computer_blue.svg" width="40px" />
Příklad rozúčtování zápisu peněžního deníku
V peněžním deníku máme účetní zápis s kódem P24/1 na částku 24.000 Kč. Tento zápis souvisí s pokladním dokladem, na základě kterého jsme zaplatili nájemné v hodnotě 21.000 Kč a telefonní poplatky v hodnotě 3.000 Kč. Protože si však kód 24 analyticky členíme jako 24/1 pro nájemné a kód 24/2 pro telefonní poplatky, vyhodnocení by bylo zkreslené a tak chybu v analytickém členění režijních nákladů opravíme pomocí funkce "Rozúčtovat". Klikneme na chybný zápis v peněžním deníku a na tlačítko "Rozúčtovat. Zobrazí se nám okno s nulovou hodnotou. Hodnotu přepíšeme na částku 3.000 Kč a zadáme správné analytické členění v podobě čísla 2. Zvolíme "Uložit". Původní zápis v peněžním deníku se automaticky změnil na částku 21.000 Kč. Režijní náklady jsou správně rozlišené a můžeme pokračovat zpracováním dalších prvotních dokladů, např. dalších výdajových pokladních dokladů. Když budeme provádět vyhodnocování režijních nákladů v podobě "Sumarizace kódů", získáme spolehlivé a přesné údaje.
</aside>
"Filtr" bude pro nás velkým pomocníkem např. při dohledávání účetních zápisů podle částky, střediska, datumu a jiných podmínek.
"Tisk" zajišťuje nejen tisky veškerých výstupních sestav přístupných také volbou "Účetnictví/Daňová evidence/Výstupní sestavy", ale také tisk seznamu dokladů peněžního deníku. Před tiskem je bezpodmínečně nutné pod volbou "Ostatní" provést "Řádkování deníku dle datumu". Peněžní deník jako jedna z nejdůležitějších sestav daňové evidence účetnictví musí být řazena chronologicky.
Tlačítko "Ostatní" nám zajišťuje propojení na několik nezbytných částí programu, které bychom jinak museli otevírat cestou "Účetnictví/ Daňové evidence/Ostatní funkce". Jedná se o funkce pro definování analytických členění kódů deníku, dále předkontací a také počátečních stavů. Druhá část z nabídek, které se zobrazí po kliknutí na tlačítko "Ostatní" a je oddělena vodorovnou čarou, již obsahuje další důležité funkce informující o zápisech peněžního deníku a upravujících peněžní deník.
Nabídky nad vodorovnou čarou nám tedy dovolují přidávat nové zápisy, opravovat stávající a v některých případech také rušit nepotřebné zápisy v analytickém členění kódů deníku, v seznamu předkontací, v počátečních stavech účtů. Tyto části programu jsme již prošli na začátku a máme zadané veškeré potřebné informace. Zde je tedy využijeme při drobných opravách či úpravách.
Nabídky pod čarou postupně osvětlíme, abychom je patřičně využili při účtování a kontrole pořízených dat.
"Stav finančních účtů" nám k danému zápisu zobrazí stav pokladny a bankovního účtu. Jestliže vedeme několik pokladních deníků odděleně, ale nemáme rozlišené samostatným číslováním pokladen každý jednotlivý zápis do peněžního deníku, stav pokladen se načítá a tato informace bude vždy souhrnná pro všechny pokladny dohromady. Abychom zjistili stavy pokladen jednotlivě, přidáme si členění pokladen. Jestliže připomeneme např. zadávání předkontací, přirozeně je pro každý účetní případ zadán nejen kód a analytika, ale také účet vyjadřující patřičnou pokladnu nebo banku. Pro tyto účty se potom v informativním okně budou zobrazovat oddělené stavy jednotlivých pokladen. Stejný postup bychom použili také pro bankovní účty. Stavy jednotlivých pokladen a bankovních účtů pochopitelně získáme, jestliže si otevřeme okno té které banky či pokladny. Získávání těchto informací je však zdlouhavější. Peněžní deník zobrazí všechna čísla v jednom okamžiku.
"Přečíslování řádků deníku" slouží k odstranění nespojitostí v číslování řádků deníku. K nespojitosti může dojít např. po sloučení dvou účetních zápisů v jeden. Tak se v řadě zápisů objeví mezera. Tuto funkci doporučujeme provést zejména na konci účetního období před samotným tiskem peněžního deníku.
"Kontrola zaúčtování" provede zpětné prověření účetních zápisů vzhledem k dokladům z prvotních evidencí. Porovná tedy účetní zápisy deníku s fakturacemi, s pokladními doklady a s bankovními výpisy. Nesoulad, který případně mohl vzniknout při opravách, slučování nebo rozkontaci zápisů bude takto možné uvést do pořádku. Protože program obsahuje logické vazby a kontroly fungující již při pořizování dokladů, vznik chyb je dosti nepravděpodobný.
"Řádkování deníku dle datumu" provede setřídění účetních zápisů podle datumů v jednotlivých řádcích. Doklady jsme pořizovali podle skutečných potřeb vyplývajících z provozu firmy. Tak došlo k tomu, že doklady byly účtovány v jiném pořadí než podle chronologického řazení. Aby tištěná podoba peněžního deníku při měsíční nebo roční závěrce vyhovovala zákonu o účetnictví, musíme provést setřídění zápisů podle datumů a nyní nám již nic nebrání provést samotný tisk peněžního deníku.
Volbou "Účetnictví/Daňová evidence/Výstupní sestavy/Přiznání k dani z příjmů" si zobrazíme přiznání pro fyzickou osobu, jak je uvedeno na obrázku. Po dosazení výchozích hodnot provedeme "Výpočet" a následně "Tisk" dokumentu.
Roční převod vyvoláme pomocí cesty "Účetnictví /Daňová evidence/ Ostatní funkce/Roční převod". Zde se objeví políčko pro zadání datumu, ke kterému má být provedena závěrka. Touto operací se provede nevratné smazání účetních zápisů do zadaného data, smazání vystavených a přijatých faktur uhrazených do data závěrky a také smazání informací z pokladního deníku a položek bankovních výpisů ke stejnému datu. Z toho vyplývá nutnost provést předem zálohování dat, provést tisky veškerých potřebných sestav účetnictví.
Pro úspěšné provedení závěrky také doporučujeme kontaktovat distributora programu EKONOM a zjistit si informace o možnosti zakoupení tzv. multiverze programu. Multiverze programu umožňuje vést odděleně jednotlivé roky účetní evidence. Tak si budeme moci každý jednotlivý rok kdykoliv otevřít a přesvědčit se např. vyhledáním některé částky, zda přijatá faktura byla nebo nebyla zahrnuta do účetnictví, byla zaplacena atd. Multiverzi tedy využijeme jak pro dohledávání částek při vyřizování upomínek, při kontrole finančního úřadu, při sledování rozvoje firmy, tak pro cvičné účely, kdy si pod firmou nazvanou jednoduše "Testovací firma" můžeme vyzkoušet všechny funkce, které jsme si dosud neosvojili a potřebujeme získat jistotu při jejich používání. Multiverzi zakoupíme pouze jednou a při dalších závěrkách již budeme pracovat ve stejném pohodlí. Jestliže se závěrka nepodaří, protože chyběl např. jediný účetní zápis, použijeme znovu výchozí data, doplníme zápis a závěrka již bude v pořádku. To vše bez obnovování dat z disku.
Jestliže se roční převod nepodaří, protože chyběl např. jediný účetní zápis, použijeme znovu výchozí data, doplníme zápis a celý proces zopakujeme. V multiverzi provádíme závěrku vždy v té databázi, kde si přejeme data smazat (data nového roku). Databáze, která bude sloužit jako archiv ponecháme zásadně bez provedené závěrky, aby bylo možné kdykoliv si opět vytisknout sestavu rozvahy, výkazu zisků a ztrát a také ostatní sestavy. V této databázi bychom provedením závěrky data vymazali a tím archivované účetnictví nenávratně znehodnotili. Pro zabránění nežádoucím změnám v archivních datech je vhodné data trvale uzamknout, nejlépe k 31.12.9999.
Videonávod – Roční převod